Graphmodul ne - Nervemail

Allgemein

Das Graphmodul ne - Nervemail ist ein Modul zum Versenden von Emails, die fehlerhafte und/oder unvollständige Datensätze anzeigen.

Auslöser

Auslöser einer Nervemail kann sein:

• Anlegen eines fehlerhaften Datensatzes (Verletzung der definierten Regeln)
• Anlegen eines unvollständigen Datensatzes (Verletzung der definierten Regeln)
• der Termin einer geplanten Aufgabe verstreicht ohne Erfüllung der Aufgabe
• eine Aufgabe aus einem Vorprozess wurde nicht innerhalb der definierten Zeit abgearbeitet

Es wird unterschieden zwischen Business Nervemail und technischen Nervemails. Business Nervemails entstehen im Tagesgeschäft. Technische Nervemails entstehen vornehmlich in der Erarbeitung eines Prozesses.

Konzept

Eine Nervemail ist eine E-Mail, die so lange jeden Werktag vom Graph versendet wird, bis der Verantwortliche die ihm zugedachte Aufgabe erledigt hat. Das Empfängerkonzept ist in Stufen unterteilt, die nach Bedarf frei definiert werden. Die im Folgenden benannten Stufen haben sich als sinnvoll ergeben.

Nervemailtypen

Es wird unterschieden zwischen Business Nervemails und technischen Nervemails.

Technische Nervemail

Technische Nervemails entstehen vornehmlich in der Erarbeitung eines Prozesses. Wenn eine Nervemail keine Business Nervemail ist, ist sie per Definition technisch. Um den Fehler zu beheben, muss vom Entwickler eine Maßnahme ergriffen werden. Der Verantwortliche ist also ein technischer Mitarbeiter = Programmierer.

Business Nervemail

Business Nervemails entstehen im Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um fehlende oder fehlerhafte Daten, die vom zuständigen Verantwortlichen nachgetragen oder korrigiert werden könenn.

Nervemailempfänger

Die Anzahl der versendeten Mails wird solange hochgezählt (Limit), bis die Aufgabe erledigt bzw der Fehler behoben ist.

Verantwortlicher

In Stufe 1-4 (Tag 1-Tag 4) wird die Nervemail an den Verantwortlichen und seinen Vertreter gesendet. Darüber hinaus können weitere Empfänger eingetragen werden, die aber keine Handlungspflicht haben.

Vertreter

In der ersten Eskalationsstufe, den Stufen 5-9 (Tag 5- Tag 9) wird der Verteiler um den zuständigen Vorgesetzten ergänzt. Dieser hat nun die Möglichkeit innerhalb seines Verantwortungsbereiches zu klären, warum die in der Nervemail benannten Aufgabe noch nicht erledigt wurde.

Prozessmanagement

Ist die Aufgabe bis Stufe 10, der zweiten Eskalationsstufe, nicht erledigt, wird der Verteiler um das Prozessmanagement (PM) erweitert. Das PM ermittelt nun die Ursache, warum die Aufgabe nicht erledigt werden konnte. Aus der Ursache werden Maßnahmen definiert, die dann vom Vorgesetzten oder in Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten umgesetzt werden.

Prozessmanager

Ist die Aufgabe bis Stufe 30, der letzten Eskalationsstufe, nicht erledigt, wird der Verteiler um den Chief Process Officer (CPO) erweitert, der wiederum prüft, warum das PM seine Aufgabe (Ursache finden und beheben) nicht erfolgreich abgeschlossen hat. Wird die Aufgabe erledigt, erfolgt kein erneuter Versand der Nervemail und der Zähler wird auf „0“ zurück gesetzt.

In der Entwicklung eines Prozesses bleibt der Entwicklungsverantwortliche (Prozesseigner) so lange als Verantwortlicher in der Mail, bis der Prozess funktioniert und der tatsächliche Verantwortliche die Aufgabe ohne Probleme bearbeiten kann. Erst dann wird der Verteiler angepasst und die Verfolgung durch PM und CPO startet.