Graphmodul ne - Nervemail

Allgemein

Das Graphmodul ne - Nervemail ist ein Modul zum Versenden von Emails, die fehlerhafte und/oder unvollständige Datensätze anzeigen.

Auslöser einer Nervemail kann sein:

• Anlegen eines fehlerhaften Datensatzes (Verletzung der definierten Regeln)
• Anlegen eines unvollständigen Datensatzes (Verletzung der definierten Regeln)
• der Termin einer geplanten Aufgabe verstreicht ohne Erfüllung der Aufgabe
• eine Aufgabe aus einem Vorprozess wurde nicht innerhalb der definierten Zeit abgearbeitet

Es wird unterschieden zwischen Business Nervemail und technischen Nervemails. Business Nervemails entstehen im Tagesgeschäft. Technische Nervemails entstehen vornehmlich in der Erarbeitung eines Prozesses.

Konzept

Eine Nervemail ist eine E-Mail, die so lange jeden Werktag vom Graph versendet wird, bis der Verantwortliche die ihm zugedachte Aufgabe erledigt hat.

Dabei wird in der Nervemail die Anzahl der versendeten Mails an den Verantwortlichen in der Stufe hochgezählt. In Stufe 1-4 (Tag 1-Tag 4) wird die Nervemail an den Verantwortlichen und seinen Vertreter gesendet. Darüber hinaus können weitere Empfänger eingetragen werden, die aber keine Handlungspflicht haben.

In der ersten Eskalationsstufe, den Stufen 5-9 (Tag 5- Tag 9) wird der Verteiler um den zuständigen Vorgesetzten ergänzt. Dieser hat nun die Möglichkeit innerhalb seines Verantwortungsbereiches zu klären, warum die in der Nervemail benannte Aufgabe noch nicht erledigt wurde.

Ist die Aufgabe bis Stufe 10, der zweiten Eskalationsstufe, nicht erledigt, wird der Verteiler um das Prozessmanagement (PM) erweitert. Das PM ermittelt nun die Ursache, warum die Aufgabe nicht erledigt werden konnte. Aus der Ursache werden Maßnahmen definiert, die dann vom Vorgesetzten oder in Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten umgesetzt werden.

Ist die Aufgabe bis Stufe 30, der letzten Eskalationsstufe, nicht erledigt, wird der Verteiler um den Chief Process Officer (CPO) erweitert, der wiederum prüft, warum das PM seine Aufgabe (Ursache finden und beheben) nicht erfolgreich abgeschlossen hat. Wird die Aufgabe erledigt, erfolgt kein erneuter Versand der Nervemail und der Zähler wird auf „0“ zurück gesetzt.

Dabei können die Stufen je nach Bedarf frei definiert werden. Die benannten Stufen haben sich aber als sinnvoll ergeben.

In der Entwicklung eines Prozesses bleibt der Entwicklungsverantwortliche (Prozesseigner) so lange als Verantwortlicher in der Mail, bis der Prozess funktioniert und der tatsächliche Verantwortliche die Aufgabe ohne Probleme bearbeiten kann. Erst dann wird der Verteiler angepasst und die Verfolgung durch PM und CPO startet.

Es wird unterschieden zwischen Business Nervemail und technischen Nervemails. Business Nervemails entstehen im Tagesgeschäft. Technische Nervemails entstehen vornehmlich in der Erarbeitung eines Prozesses. Hier muss im Graph etwas programmiert werden, um das Problem zu beheben. Der Verantwortliche für eine technische Nervemail muss das Attribut „Business = nein“ tragen. Damit ist er per Definition ein technischer Mitarbeiter = Programmierer.